Beneficios de los sistemas ERP en la industria de bienes para el hogar y moda

En el acelerado mundo empresarial de hoy, las marcas de moda y artículos para el hogar necesitan un sistema ERP para optimizar las operaciones y capacitarlas para satisfacer las demandas de los consumidores. ERP, o planificación de recursos empresariales, te brinda visibilidad en todas las funciones de tu negocio e integra todos tus datos en un solo lugar. Al utilizar las características de un sistema ERP, puedes tomar decisiones informadas sobre tu negocio, volverte más eficiente y mejorar la productividad.

¿Qué es ERP?

Un sistema ERP son las herramientas y el software que una empresa utiliza para gestionar e integrar sus datos y operaciones.

Este sistema te permite combinar todos los procesos empresariales a través de una única plataforma. Los datos se almacenan, gestionan y son accesibles fácilmente para todas las funciones empresariales a través de esta plataforma. Cada departamento puede tener su propio flujo de trabajo, pero un sistema ERP crea una interfaz donde todos estos procedimientos son accesibles. Por ejemplo, las funciones de ventas, marketing, operaciones y finanzas pueden tener programas separados que se integran en un sistema ERP.

Las herramientas ERP permiten a los departamentos comunicarse entre sí de manera más efectiva y eficiente. En lugar de que una función envíe datos a otra, lo que desperdicia tiempo y crea duplicados, las aplicaciones ERP agilizan el proceso al permitir que los equipos accedan a la información que necesitan cuando la necesitan. La conciencia entre departamentos aumenta: los empleados ven cómo sus funciones impactan al resto del negocio cuando pueden ver datos a nivel de empresa.

¿Cómo funcionan los sistemas ERP?

Típicamente, una empresa paga a un proveedor que creó el sistema ERP para mantenerlo mientras paga por los servicios. Estos sistemas han evolucionado de servidores físicos que requieren entrada manual a soluciones basadas en la nube a las que puedes acceder desde cualquier lugar.

Tu negocio selecciona qué funciones integrar en el sistema, y luego trabajas con el proveedor de ERP para integrar los datos y procesos de estas funciones. Una vez que está en funcionamiento, los empleados pueden acceder al servidor. También puedes establecer permisos sobre quién puede recuperar qué información.

Tipos de sistemas ERP

Hay tres categorías principales de sistemas ERP que utilizan las empresas:

• Local: Una empresa instala el software ERP en sus computadoras y servidores en su ubicación. El costo de este tipo de sistema incluye una licencia única, actualizaciones de software, tarifas de mantenimiento y capacitación. Local puede ser tu opción preferida si tienes preocupaciones sobre información confidencial. Puedes mantener todos tus datos en casa y personalizar fácilmente el sistema.

• Basado en la nube: Este modelo se presenta como Software como Servicio (SaaS), donde accedes a los datos a través de una red de servidores remotos. Los beneficios de este sistema son que el proveedor lo gestiona por ti, es más rentable y es más rápido de configurar que el local.

• Híbrido: Un modelo híbrido mezcla modelos basados en la nube y locales. Las empresas a menudo utilizan software local para funciones corporativas y obtienen su soporte de soluciones basadas en la nube. Las operaciones más pequeñas pueden utilizar herramientas basadas en la nube menos complejas mientras reservan los procesos complejos para el software local.

Qué pueden hacer los sistemas ERP por tu negocio de moda

Los sistemas ERP deben constar de algunos componentes clave para ejecutar los procesos y apoyar las operaciones de tu negocio.

• Recursos humanos: Deberías poder gestionar todo lo relacionado con tus empleados, desde la contratación y la nómina hasta la gestión del talento y la administración de beneficios.

• Gestión de relaciones con clientes: La integración con esta función te permite comunicarte y gestionar tus relaciones con los clientes.

• Inteligencia empresarial: Tus sistemas ERP deben proporcionar una visión más profunda de tus operaciones comerciales para que puedas tomar decisiones empresariales informadas. Esta inteligencia puede presentarse como informes completos, gráficos y otras visualizaciones que interpretan datos complejos.

• Gestión de la cadena de suministro: Supervisa tu proceso de fabricación, desde las materias primas hasta la entrega de productos terminados.

• Gestión de inventario: Esta función asegura que tengas el inventario de prendas correcto para satisfacer la demanda del cliente.

• Contabilidad: Poder rastrear tus ingresos, gastos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otra información financiera es una parte esencial de un sistema ERP.

¿Cuáles son los beneficios de un sistema ERP?

Las empresas adquieren herramientas ERP por varias razones. Las necesidades de cada empresa son diferentes, pero estos son los principales beneficios del software ERP que cada organización en la industria de la moda puede disfrutar.

Aumento de la precisión y la productividad

El software ERP aumenta la productividad al automatizar tareas simples y repetitivas. Esta automatización libera a los empleados para que se concentren en el trabajo que agrega valor a tu negocio.

Integrar departamentos facilita que el personal obtenga la información que necesita para completar proyectos. Un sistema ERP te ahorra tiempo porque los empleados tienen visibilidad inmediata de los datos que necesitan para sus roles en lugar de preguntar por ellos. Cuando los datos pasan de un empleado a otro, pueden perder su integridad.

Tener información disponible en una única plataforma elimina redundancias y asegura que todos tengan los mismos datos precisos. La información inexacta causa malentendidos y conflictos, amenaza la integridad de los datos y desperdicia recursos para solucionarlo.

Informes inmediatos

Acceder a informes en tiempo real para informar decisiones empresariales es esencial en el competitivo panorama de la moda actual. Los sistemas ERP ofrecen infinitas opciones en cuanto a informes. Puedes personalizar informes para funciones y comparar el rendimiento de cada uno.

Estos informes te ayudan a verificar cómo se alinean tus departamentos con tus objetivos empresariales, cuáles están cumpliendo con los indicadores clave de rendimiento (KPI) y cuáles tienen margen de mejora. Los informes precisos y en tiempo real te permiten planificar, pronosticar, presupuestar y comunicar el estado de tu negocio.

Mejora de la eficiencia

Cada función en tu negocio debería ver una mejora en la eficiencia gracias a la automatización y la visibilidad que ofrece un sistema ERP. Tus procesos empresariales se vuelven menos intensivos, lo que contribuye a mejorar el servicio al cliente. Tener la información de tus clientes en una única plataforma empodera a tus empleados para manejar pedidos de manera eficiente. Cuando las empresas funcionan de manera eficiente, a menudo ven una disminución en los costos operativos.

Colaboración en equipo

La visibilidad entre funciones permite que los departamentos trabajen juntos. Cuando los equipos trabajan en silos, la colaboración se convierte en un desafío. Los sistemas integrados fomentan la comunicación entre departamentos. Pueden intercambiar ideas para resolver problemas y ver cómo su función contribuye a los objetivos de la empresa. Cuando los empleados pueden trabajar juntos, ayuda a alinear la fuerza laboral para lograr la misión y visión de la empresa.

Procesos simplificados

Toda la información de tu negocio está en un solo lugar, dándote visibilidad de todos tus departamentos. Las empresas sin sistemas ERP enfrentan el desafío de tener información dispersa por toda la organización, mantenida en varios formatos a los que los empleados solo pueden acceder si preguntan.

Cuando un departamento envía datos a otro, resulta en duplicados inconsistentes. Con una plataforma, puedes simplificar y centralizar tus datos y almacenarlos en el mismo formato. Todos los empleados tienen acceso a la misma información confiable.

Seguridad de los datos

Si manejas datos sensibles, como información sobre procesos de diseño y fabricación, la seguridad de los datos es una prioridad. Sin un sistema ERP, los empleados almacenan esta información confidencial en sus computadoras, que tienen diferentes niveles de seguridad. Pasar información por correo electrónico plantea el riesgo de comprometerla. Tener todos tus datos almacenados en un solo lugar seguro aumenta la protección.

También puedes controlar qué empleados tienen acceso a qué información. Una de las ventajas de seguridad de los sistemas ERP es que las empresas pueden establecer permisos para otorgar a los equipos visibilidad solo de la información que necesitan para sus roles, reduciendo el riesgo de fraude.

Cumplimiento constante

Las herramientas ERP facilitan el cumplimiento de las regulaciones de la industria. La información actualizada y precisa ayuda a reducir el trabajo que necesitas hacer para rastrear y mantener el cumplimiento. También facilita a los auditores recuperar la información que necesitan para revisar.

Algunas herramientas ERP incluso apoyan estándares y regulaciones financieras específicas. Actualizan automáticamente el sistema para mostrar cambios en las regulaciones para que puedas ajustarte y seguir cumpliendo.

Alta escalabilidad

Un ERP puede escalar contigo sin importar cuán grande se vuelva tu negocio. Si eres una pequeña marca de moda, puedes acceder a lo que necesitas ahora y agregar más funciones a medida que tu negocio crece. También puedes dar acceso a nuevos miembros del personal a medida que contratas empleados.

Los sistemas basados en la nube son los más fáciles de escalar, ya que el proveedor ya tiene las capacidades para manejar la demanda. Puedes ahorrar en la contratación de expertos técnicos para hacer los cambios que necesitas.

Ahorro de costos

Automatizar procesos puede reducir tus costos operativos y administrativos. La visión más profunda que ofrecen los sistemas ERP te permite identificar oportunidades de ahorro. Puedes ver qué áreas de tu negocio están desperdiciando recursos y dónde puedes reducir gastos, como eligiendo nuevos proveedores o fabricantes.

Optimizar tus procesos y operaciones también mejora tu planificación, ahorrándote dinero. Por ejemplo, puedes evitar sobre o subpedidos de materiales, lo que puede costarle a tu negocio. Puedes extender esos ahorros a tus clientes o reinvertir los fondos en desarrollar una nueva línea de moda o expandir tus ofertas actuales.

Elegir un sistema ERP

Antes de elegir un sistema ERP, es esencial saber qué buscar. Hemos compilado una lista de consejos para ayudarte a elegir el proveedor adecuado para tu negocio de moda para que puedas aprovechar al máximo los beneficios del sistema ERP.

Analiza las necesidades de tu negocio

Antes de elegir un sistema ERP, analiza tus procesos comerciales actuales e identifica áreas de mejora. Asigna a cada función un miembro del equipo designado para hablar con los departamentos, desde diseño hasta ventas y servicio al cliente, y averigua qué apoyo necesitan en un sistema, junto con las características deseadas para mejorar el flujo de trabajo. Usando este feedback, puedes crear una lista de requisitos que un sistema necesita cumplir para ser el adecuado para tu empresa. Muchos sistemas ERP son personalizables para adaptarse a tus propósitos comerciales.

Una vez que hayas integrado tu software ERP en tu negocio, puedes usar tu lista de requisitos para verificar la efectividad del sistema y medir tu retorno de inversión (ROI).

Considera el costo de propiedad frente al retorno de inversión

Comienza teniendo un presupuesto de cuánto estás dispuesto a gastar. Evita asumir que el sistema ERP más caro es el mejor; esto no siempre es así. Lo más importante a considerar es cómo el software funciona e integra con tu negocio.

El tipo de sistema que elijas impactará tu costo y ROI. Las herramientas ERP locales suelen tener un costo de propiedad más alto, por lo que lleva más tiempo realizar tu ROI. Necesitarás invertir en hardware y software y asumir costos de capacitación, mantenimiento y soporte técnico. Algunos de estos costos son únicos, pero habrá gastos continuos, especialmente a medida que tu negocio crece.

Un ERP basado en la nube a menudo tiene un costo de propiedad más bajo. El sistema es configurado, alojado y mantenido por un proveedor, reduciendo y eliminando muchos gastos asociados con un sistema local. Típicamente, pagas al proveedor una tarifa mensual, y ellos manejan las actualizaciones y el mantenimiento por ti.

Presta atención a las características clave

Cada uno de tus departamentos tendrá diferentes necesidades, pero un buen sistema ERP debería mejorar la colaboración y el intercambio de datos entre departamentos a través de una interfaz y un panel intuitivos. Los KPI y los informes deberían ser accesibles y fáciles de leer. La inteligencia empresarial, la seguridad de los datos y las capacidades de minería de datos son todas características útiles de un buen sistema.

Tu ERP también necesitará adaptarse a medida que tu negocio crezca y cambie. Un sistema inflexible te traerá más frustraciones a largo plazo. Para evitar esto, prioriza elegir un sistema flexible y desarrollable para tu negocio. Hacer cambios en tus procesos también te ayudará a mantener una ventaja competitiva.

Consulta sobre soporte y capacitación

Desde la integración inicial hasta las operaciones diarias continuas, necesitarás soporte y capacitación para empleados de tu proveedor. Pregunta al proveedor qué tipo de capacitación inicial y soporte continuo ofrecen y cuál es el tiempo de respuesta si necesitas asistencia. Algunos proveedores pueden cobrar una tarifa adicional por soporte gestionado. Tu ERP es esencial para el funcionamiento de tu negocio, por lo que elegir un proveedor que te brinde el soporte que necesitas es beneficioso.

Busca integración sin problemas

El sistema que elijas debe integrarse bien con tus sistemas y aplicaciones existentes. Al usar conectores, tu proveedor debería permitir que el software ERP se sincronice con los datos entre todos los sistemas en tiempo real. Esa capacidad asegura que todos los datos estén actualizados y sean consistentes.

Elige software personalizable

La personalización puede ser opcional si tu negocio aún está creciendo, pero se volverá importante a medida que escales. La personalización también puede ayudar a determinar el tipo de sistema basado en la nube que utilices.

Puedes elegir entre un sistema ERP en la nube de un solo inquilino o multitenant. En un sistema multitenant, compartes el hardware, la aplicación y, en algunos casos, la base de datos con múltiples organizaciones. En contraste, tienes software dedicado como inquilino único, lo que hace que la personalización sea accesible.

Opta por una solución tecnológica avanzada

Los nuevos avances tecnológicos ocurren regularmente, y tu software ERP debería ser compatible con estos cambios. El aprendizaje automático, la nube y la inteligencia artificial (IA) son ejemplos de tecnologías que tu negocio debería poder aprovechar a través de tu ERP.

Estas soluciones tecnológicas avanzadas pueden ayudar a proporcionar un análisis y perspectivas más profundas, permitirte predecir tendencias de moda y crear una experiencia personalizada para los compradores. Un sistema que pueda adaptarse e integrar nuevas tecnologías te empoderará para mantenerte al día con los cambios de la industria.

Prioriza a los proveedores de ERP que sirvan a tu industria

Los procesos y requisitos empresariales varían entre industrias. Es prudente seleccionar un proveedor que sirva a tu sector para recibir los mejores beneficios de la planificación de recursos empresariales y el soporte de tu sistema. Elegir un sistema específico para la industria de la moda hará que la integración sea más accesible y aumentará la eficiencia de tu negocio.

En CGS, nuestro software empresarial BlueCherry® ofrece soluciones a empresas de moda, confección, calzado y artículos para el hogar. En el competitivo mundo empresarial actual, entendemos que las empresas de esta industria necesitan un sistema ERP efectivo y eficiente que pueda mantenerse al día con la demanda y optimizar las operaciones comerciales.

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La industria de la moda está en constante cambio. A medida que las tendencias evolucionan, los clientes buscan productos nuevos e innovadores y lanzamientos constantes. BlueCherry ERP proporciona a las empresas de moda y artículos para el hogar una solución ERP que les ayuda a superar los desafíos de la industria. Nuestro sistema ofrece visibilidad organizativa en tiempo real, para que puedas volverte más ágil y tener un control más estricto sobre tu cadena de suministro. BlueCherry ERP también incluye BlueCherry Business Intelligence, que te empodera para tomar decisiones estratégicas y generar informes y análisis.

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