La mayoría de las empresas se beneficiarían de la implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) que gestione de manera efectiva sus complejas necesidades diarias mientras actúa como una herramienta poderosa para el crecimiento. Esto es especialmente cierto para la industria minorista, del calzado y de la confección.
Los sistemas ERP son bastante amplios y están diseñados para una variedad de industrias diferentes. Las empresas de moda deben asegurarse de que los sistemas que están considerando estén específicamente adaptados a su industria y necesidades. Implementar un sistema ERP que pueda acomodar varios parámetros específicos de la indumentaria en diseño, facturas y pasos de producción es imperativo. Además, su ERP debe conectarse a todas las diversas aplicaciones comerciales, como la gestión del ciclo de vida del producto, la inteligencia empresarial, el control de la planta de producción y las herramientas de comercio electrónico.
A pesar de la importancia de adoptar sistemas avanzados de TI en sectores no tecnológicos, existen desafíos en la implementación de un ERP, como ocurre con cualquier nueva tecnología. Las empresas no deben subestimar la cantidad de trabajo que implica implementar un sistema ERP. Estar preparado con la mayor cantidad de información posible y crear el apoyo adecuado durante la implementación generará un gran retorno de inversión para los minoristas y marcas de moda.
1. SELECCIONA EL VENDEDOR ADECUADO
Seleccionar un proveedor de software ERP es una de las decisiones más importantes que debe tomar una empresa de confección. Tomarse el tiempo para seleccionar el sistema ideal para su negocio facilitará una implementación limpia y rápida. Después de todo, desea un sistema que afecte positivamente su negocio al contribuir a una mayor velocidad y productividad.
Si está en la industria de la confección, la moda, el calzado o los accesorios, el proveedor seleccionado debe atender específicamente a este mercado. Esta recomendación es fundamental por varias razones:
Su empresa evitará los inconvenientes de una personalización excesiva del software que puede resultar en errores y, en última instancia, ser más costosa.
Al redactar una Solicitud de Información (RFI), el proveedor debe ser capaz de responder cientos de preguntas teniendo en cuenta su tipo de negocio. Un fabricante de prendas necesitará diferentes bases de datos ERP que un minorista de moda, por ejemplo.
La capacidad de obtener referencias de empresas pares dentro del espacio minorista y de confección inspirará confianza y asegurará un ajuste armonioso entre su negocio de moda y las competencias centrales de un proveedor de software específico para la confección.
2. ELIGE EL SOCIO IDEAL PARA IMPLEMENTACIÓN Y CAPACITACIÓN
Después de seleccionar un proveedor de sistema ERP, el siguiente paso es elegir un equipo de capacitación para la implementación del ERP. El socio de implementación ideal es su proveedor, cuyo equipo interno de implementación y capacitación ya será experto en las complejidades del software. Si opta por un equipo de consultoría ERP externo, tenga cuidado con lo siguiente:
Un equipo de implementación externo puede no tener experiencia con el nuevo sistema ERP y puede necesitar tiempo adicional para familiarizarse con él, lo que extiende el tiempo de capacitación. Esto es aún más cierto si el equipo de implementación externo no tiene un trasfondo en moda y retail.
El costo de la implementación del ERP y las horas asignadas pueden ser acordados entre usted y su proveedor de ERP. Contratar a un equipo de implementación externo puede aumentar sus costos.
Necesitará dedicar tiempo y esfuerzo adicionales para encontrar un socio de implementación ERP externo. Este tiempo se puede ahorrar continuando su asociación con su proveedor de ERP. Además, después de establecer una relación profesional entre el personal de su empresa y su proveedor de ERP, tendría que comenzar de nuevo con un equipo de implementación ERP externo.
3. INCORPORA UNA CULTURA DE GESTIÓN DEL CAMBIO
Durante el proceso de implementación de un sistema ERP, una empresa tendrá que experimentar cambios culturales gestionados por sus líderes. Debe identificar qué equipos en la empresa se verán afectados por los cambios de un nuevo sistema ERP y guiarlos para que abracen este cambio. Considere estos pasos al desarrollar su estrategia de gestión del cambio:
Comunique al grupo sobre los próximos cambios, asegurándose de explicar los beneficios que el nuevo sistema ERP traerá a la empresa y, lo más importante, a su trabajo diario.
Dé instrucciones claras sobre los roles de todos dentro de la nueva dirección que está tomando la empresa. Hable con los miembros del equipo sobre sus preocupaciones para ayudar a aliviarlas y prevenir que rechacen el cambio en el futuro.
Establezca "Campeones del ERP" y/o involucre a influenciadores para ayudar a mentorear y abrazar las próximas mejoras.
Proporcione al equipo actualizaciones frecuentes para fomentar sentimientos de progreso y triunfo y refuercen su mérito y trabajo para fortalecer el ERP en la cultura de la empresa.
4. LIMPIEZA DE DATOS
Antes de que un sistema ERP entre en funcionamiento, primero debe limpiar sus datos, lo cual es un paso necesario en cualquier implementación de aplicación empresarial. Sus datos maestros pueden estar distribuidos en múltiples sistemas. Prever correctamente las necesidades de su empresa y traer solo datos pertinentes y limpios de su sistema heredado garantiza una transición más exitosa al sistema ERP, acelera el tiempo de conversión y minimiza los contratiempos después de la fecha de lanzamiento. Algunas tácticas para facilitar la limpieza de datos incluyen:
Tomar determinaciones apropiadas – Decida exactamente cómo se deben ingresar los datos y posteriormente consolide la ortografía, abreviaturas, direcciones, etc.
Eliminar lo innecesario – Determine cuánto tiempo deben mantenerse los productos en registro. Ayuda eliminar artículos que ya no se fabrican.
Eliminar cuentas de clientes inactivas – Los registros de empresas que han cerrado o que no han sido clientes durante años no tienen que ser introducidos en un nuevo sistema ERP.
5. REÚNE EL EQUIPO INTERNO ADECUADO PARA EL PROYECTO
La gestión del cambio es mucho más efectiva si reúne al equipo adecuado para llevar a cabo una implementación de ERP. Formar un grupo competente y bien equilibrado puede hacer que el proceso de prueba del ERP sea fluido; pueden imaginar escenarios significativos y anticipar obstáculos. El equipo debe ser capaz de planificar estratégicamente los cambios en la empresa mientras se prepara para su crecimiento futuro. Lo siguiente constituye un equipo ideal y las cualidades a buscar al formarlo:
El equipo interno de implementación de ERP generalmente estará compuesto por un miembro ejecutivo de la alta dirección para liderar el proyecto; un gerente de proyecto para desarrollar el proyecto y mantener los plazos y el presupuesto; un gerente de TI para coordinar los procesos entre la empresa y el proveedor de ERP; y el equipo de usuarios para cumplir con todos los demás dominios, como ventas, finanzas, fabricación, etc.
Seleccione personas en función de su experiencia, no de sus títulos laborales. Busque a aquellos que puedan determinar qué partes del modelo de negocio pueden cambiar y cuáles deben permanecer inalteradas. Elija personas que puedan integrar idealmente las mejores ideas de todos en su plan.
Evalúe la calidad de las aportaciones de los miembros del equipo. Elija miembros que prioricen soluciones que ayuden a la organización en su conjunto. Deben estar abiertos a escuchar nociones competidoras y luego unirlas a un punto de convergencia.
6. PRUEBE, PRUEBE, PRUEBE
Los sistemas ERP son complejos, pero adaptables. Debido a esta versatilidad, es necesario repetir una serie de pruebas para configurar el sistema perfectamente. Asegúrese de:
Elegir e importar tanto datos estáticos como dinámicos durante cada ciclo de prueba. Esto asegura que tanto la información permanente (proveedores y artículos de inventario) como la información cambiante (cuentas por pagar e inventario) migren adecuadamente y funcionen durante las simulaciones.
Estar preparado para hacer muchos ajustes después de la prueba inicial; luego, ejecute la prueba nuevamente. Las pruebas se vuelven más sofisticadas con cada ronda, y los equipos internos de implementación de ERP deben diseñar escenarios y simular la operación del negocio.
Asegúrese de tener datos maestros bien desarrollados para la fase final de pruebas. Durante esta fase, las pruebas de integración del ERP ensayarán y ejecutarán un lanzamiento, consolidando inventarios, ventas y órdenes de compra, etc. El objetivo en este punto es que el sistema ERP realice completamente el ciclo de vida de su negocio.
7. CAPACITE
Antes de que el ERP entre en funcionamiento, el equipo de usuarios necesita familiarizarse bien con el nuevo sistema. Los usuarios finales deben ser capacitados en su respectivo departamento para que puedan realizar eficazmente su trabajo. Aquí hay algunas consideraciones:
Designe "super usuarios" para cada departamento. Ellos serán los más calificados para entrenar a los usuarios finales y tendrán la relación más impactante con ellos.
Aborde la capacitación desde múltiples ángulos. Si bien un método similar al de un aula puede ser efectivo, también puede probar tutoriales en video, manuales, práctica práctica y otras formas de instrucción.
Programe suficiente tiempo para la capacitación. La capacitación de los usuarios finales generalmente tendrá lugar durante las etapas finales de la implementación del ERP; ese período también puede ser agotador y muy presionado. Es importante priorizar la capacitación junto con el proceso de implementación, sin mencionar las tareas diarias normales.
8. ADAPTE Y MIDA EL ÉXITO
Los sistemas ERP de moda se han desarrollado con las mejores prácticas para la industria de la confección en mente. Por lo tanto, no todos los métodos anteriores de su empresa pueden ser trasladados, especialmente cuando no están alineados con dichas mejores prácticas. Para conocer los entresijos de la empresa y hacia dónde se dirige, es importante ser resolutivo sobre la mejor ruta para su organización. A continuación se presentan algunas métricas utilizadas para medir el éxito:
Medir números concretos – Los números son uno de los parámetros más fáciles de medir; estos incluyen el aumento de ingresos y el ahorro de costos, por ejemplo.
Monitorear KPIs – Observe los tiempos de producción, entrega y satisfacción del cliente para métricas tangibles a registrar. Estos también son excelentes indicadores de cómo el sistema ERP está cumpliendo los objetivos de la empresa.
Calificar beneficios abstractos – Deliberar y revisar consecuencias intangibles, como la experiencia del cliente, la imagen pública / reputación y el compromiso de los empleados.
El éxito de la implementación de un sistema de Planificación de Recursos Empresariales para una empresa de confección o moda comienza y termina con qué tan bien planifique y las decisiones que tome durante el proceso.
Un ERP es una parte clave de un ecosistema general que puede asegurar el éxito de su marca. Dondequiera que se encuentre en su viaje de transformación digital, las mejores prácticas y los conocimientos pueden ayudar.
