La plupart des entreprises bénéficieraient de la mise en œuvre d'un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) qui gère efficacement ses besoins quotidiens complexes tout en agissant comme un puissant outil de croissance. Cela est particulièrement vrai pour l'industrie du commerce de détail, de la chaussure et de l'habillement.
Les systèmes ERP sont assez vastes et sont conçus pour un certain nombre d'industries différentes. Les entreprises de mode devraient s'assurer que les systèmes qu'elles envisagent sont spécifiquement adaptés à leur secteur et à leurs besoins. Il est impératif de mettre en œuvre un système ERP capable d'accommoder divers paramètres spécifiques à l'habillement en matière de conception, de factures et d'étapes de production. De plus, votre ERP devrait se connecter à toutes les différentes applications commerciales, telles que la gestion du cycle de vie des produits, l'intelligence d'affaires, le contrôle de l'atelier et les outils de commerce électronique.
Malgré l'accent mis sur l'adoption de systèmes informatiques avancés dans les secteurs non technologiques, il existe des défis liés à la mise en œuvre d'un ERP, comme pour toute nouvelle technologie. Les entreprises ne devraient pas sous-estimer la quantité de travail impliquée dans la mise en œuvre d'un système ERP. Être préparé avec autant d'informations que possible et créer le bon soutien pendant la mise en œuvre rapportera aux détaillants et aux marques de mode un excellent retour sur investissement.
1. CHOISIR LE BON FOURNISSEUR
Sélectionner un fournisseur de logiciel ERP est l'une des décisions les plus importantes à prendre pour une entreprise de vêtements. Prendre le temps de choisir le système idéal pour votre entreprise facilitera une mise en œuvre propre et rapide. Après tout, vous voulez un système qui aura un impact positif sur votre entreprise en contribuant à une plus grande rapidité et productivité.
Si vous êtes dans l'industrie de l'habillement, de la mode, de la chaussure ou des accessoires, le fournisseur sélectionné doit s'adapter spécifiquement à ce marché. Cette recommandation est primordiale pour plusieurs raisons :
Votre entreprise évitera les pièges d'une personnalisation excessive du logiciel qui pourrait entraîner des erreurs et sera finalement plus coûteuse.
Lors de la rédaction d'une Demande d'Information (RFI), le fournisseur doit être en mesure de répondre à des centaines de questions en tenant compte de votre type d'entreprise. Un fabricant de vêtements aura besoin de bases de données ERP différentes de celles d'un détaillant de mode, par exemple.
La capacité d'obtenir des références d'entreprises similaires dans le secteur du détail et de l'habillement inspirera confiance et garantira une adéquation harmonieuse entre votre entreprise de mode et les compétences clés d'un fournisseur de logiciels spécifiques à l'habillement.
2. CHOISIR LE PARTENAIRE D'IMPLÉMENTATION ET DE FORMATION IDÉAL
Après avoir sélectionné un fournisseur de système ERP, l'étape suivante consiste à choisir une équipe de formation pour l'implémentation de l'ERP. Le partenaire d'implémentation idéal est votre fournisseur, dont l'équipe d'implémentation et de formation interne sera déjà experte dans les subtilités du logiciel. Si vous optez pour une équipe de consultation ERP externe, méfiez-vous des points suivants :
Une équipe d'implémentation externe peut ne pas être expérimentée avec le nouveau système ERP et peut avoir besoin de temps supplémentaire pour se familiariser avec celui-ci, ce qui prolonge le temps de formation. Cela est d'autant plus vrai si l'équipe d'implémentation externe n'a pas d'expérience dans le secteur de la mode et du détail.
Le coût de l'implémentation de l'ERP et les heures allouées peuvent être convenus entre vous et votre fournisseur ERP. Contracter une équipe d'implémentation externe peut augmenter vos coûts.
Vous devrez consacrer du temps et des efforts supplémentaires pour trouver un partenaire d'implémentation ERP externe. Ce temps peut être économisé en poursuivant votre partenariat avec votre fournisseur ERP. De plus, après avoir établi une relation professionnelle entre le personnel de votre entreprise et votre fournisseur ERP, vous devrez tout recommencer avec une équipe d'implémentation ERP externe.
3. INCORPORER UNE CULTURE DE GESTION DU CHANGEMENT
Au cours du processus de mise en œuvre d'un système ERP, une entreprise devra subir des changements culturels gérés par ses dirigeants. Vous devez identifier quelles équipes de l'entreprise seront affectées par les changements d'un nouveau système ERP et les guider pour qu'elles acceptent ce changement. Considérez ces étapes lors de l'élaboration de votre stratégie de gestion du changement :
Communiquez au groupe les changements à venir, en veillant à expliquer les avantages que le nouveau système ERP apportera à l'entreprise et, surtout, à leur travail quotidien.
Donnez des instructions claires sur les rôles de chacun dans la nouvelle direction que prend l'entreprise. Discutez avec les membres de l'équipe de leurs préoccupations pour les aider à les atténuer et à éviter qu'ils ne rejettent le changement à l'avenir.
Établissez des "Champions ERP" et/ou engagez des influenceurs pour aider à encadrer et à favoriser l'acceptation des améliorations à venir.
Fournissez à l'équipe des mises à jour fréquentes pour favoriser un sentiment de progrès et de triomphe et renforcer leur mérite et leur travail pour ancrer l'ERP dans la culture de l'entreprise.
4. PURIFIER VOS DONNÉES
Avant qu'un système ERP ne soit opérationnel, vous devez d'abord purifier vos données, ce qui est une étape nécessaire dans toute mise en œuvre d'application commerciale. Vos données maîtresses peuvent être réparties sur plusieurs systèmes. Prévoir correctement les besoins de votre entreprise et n'apporter que des données pertinentes et propres de votre système hérité garantit une transition plus réussie vers le système ERP, accélère le temps de conversion et minimise les revers après la date de mise en service. Quelques tactiques pour faciliter la purification des données incluent :
Faire des déterminations appropriées – Décidez exactement comment les données doivent être saisies et consolidez ensuite l'orthographe, les abréviations, les adresses, etc.
Éliminer le superflu – Déterminez combien de temps les produits doivent être conservés dans les dossiers. Il est utile de retirer les articles qui ne sont plus fabriqués.
Éliminer les comptes clients inactifs – Les dossiers des entreprises qui ont fermé ou qui ne sont pas clientes depuis des années ne doivent pas être introduits dans un nouveau système ERP.
5. ASSEMBLER LA BONNE ÉQUIPE DE PROJET INTERNE
La gestion du changement est d'autant plus efficace si vous assemblez la bonne équipe pour entreprendre une mise en œuvre ERP. Former un groupe compétent et polyvalent peut rendre le processus de test de l'ERP fluide ; ils peuvent envisager des scénarios significatifs et anticiper des obstacles. L'équipe doit être capable de planifier stratégiquement les changements dans l'entreprise tout en se préparant à sa croissance future. Ce qui suit constitue une équipe idéale et les qualités à rechercher lors de sa constitution :
L'équipe d'implémentation ERP interne comprendra généralement un membre exécutif de la direction pour diriger le projet ; un chef de projet pour développer le projet et maintenir les délais et le budget ; un responsable informatique pour coordonner les processus entre l'entreprise et le fournisseur ERP ; et l'équipe utilisateur pour couvrir tous les autres domaines, tels que les ventes, les finances, la fabrication, etc.
Sélectionnez des personnes en fonction de leur expertise, et non de leurs titres de poste. Recherchez ceux qui peuvent déterminer quelles parties du modèle commercial peuvent changer et lesquelles doivent rester inchangées. Choisissez des personnes qui peuvent idéalement intégrer les meilleures idées de chacun dans leur plan.
Évaluez la qualité des contributions des membres de l'équipe. Choisissez des membres qui privilégient des solutions qui aident l'organisation dans son ensemble. Ils doivent être ouverts à entendre des idées concurrentes, puis les rassembler pour parvenir à un point de convergence.
6. TESTEZ, TESTEZ, TESTEZ
Les systèmes ERP sont complexes, mais adaptables. En raison de cette polyvalence, une série de tests doit être répétée pour configurer le système parfaitement. Assurez-vous de :
Choisir et importer à la fois des données statiques et dynamiques lors de chaque cycle de test. Cela garantit que les informations permanentes (fournisseurs et articles d'inventaire) et les informations changeantes (comptes fournisseurs et inventaire) migrent correctement et fonctionnent lors des simulations.
Être prêt à apporter de nombreux ajustements après le test initial ; puis, exécutez à nouveau le test. Les tests deviennent plus sophistiqués à chaque tour, et les équipes d'implémentation ERP internes doivent concevoir des scénarios et simuler le fonctionnement de l'entreprise.
Prévoir d'avoir des données maîtresses bien développées lors de la phase finale de test. Au cours de cette phase, les tests d'intégration ERP répéteront et exécuteront une mise en service, consolidant l'inventaire, les ventes et les commandes d'achat, etc. L'objectif à ce stade est que le système ERP exécute pleinement le cycle de vie de votre entreprise.
7. FORMATION
Avant que l'ERP ne soit opérationnel, l'équipe utilisateur doit bien maîtriser le nouveau système. Les utilisateurs finaux doivent être formés dans leur département respectif afin qu'ils puissent effectuer efficacement leur travail. Voici quelques considérations :
Désignez des "super utilisateurs" pour chaque département. Ils seront les plus qualifiés pour former les utilisateurs finaux et auront le rapport le plus impactant avec eux.
Abordez la formation sous plusieurs angles. Bien qu'une méthode de type classe puisse être efficace, vous pouvez également essayer des tutoriels vidéo, des manuels, des pratiques pratiques et d'autres formes d'instruction.
Planifiez suffisamment de temps pour la formation. La formation des utilisateurs finaux aura généralement lieu lors des dernières étapes de la mise en œuvre de l'ERP ; cette période peut également être éprouvante et très pressante. Il est important de donner la priorité à la formation en parallèle du processus de mise en œuvre, sans oublier les tâches quotidiennes normales.
8. ADAPTER ET MESURER LE SUCCÈS
Les systèmes ERP pour la mode ont été développés en tenant compte des meilleures pratiques pour l'industrie de l'habillement. Par conséquent, toutes les anciennes méthodes de votre entreprise ne peuvent pas être transférées, surtout si elles ne sont pas conformes à ces meilleures pratiques. Pour connaître les tenants et aboutissants de l'entreprise et où elle se dirige, il est important d'être résolu quant à la meilleure voie pour votre organisation. Voici quelques indicateurs utilisés pour mesurer le succès :
Mesurer des chiffres concrets – Les chiffres sont l'un des paramètres les plus faciles à mesurer ; cela inclut l'augmentation des revenus et les économies de coûts, par exemple.
Surveiller les KPI – Observez les temps de production, la livraison et la satisfaction client pour des indicateurs tangibles à enregistrer. Ce sont également d'excellents indicateurs de la manière dont le système ERP répond aux objectifs de l'entreprise.
Qualifier les avantages abstraits – Réfléchissez et examinez les conséquences intangibles, telles que l'expérience client, l'image publique / la réputation et l'engagement des employés.
Le succès de la mise en œuvre d'un système de planification des ressources d'entreprise pour une entreprise de vêtements ou de mode commence et se termine par la qualité de votre planification et des choix que vous faites tout au long du processus.
Un ERP est une partie clé d'un écosystème global qui peut garantir le succès de votre marque. Où que vous en soyez dans votre parcours de transformation numérique, les meilleures pratiques et les idées peuvent aider.
